Gestisce un patrimonio valutato in mezzo miliardo di euro di immobili. Metà dei movimenti finanziari della Curia vaticana passano da questa agenzia.Si occupa di finanza, immobili e servizi. Ha gestito in passato, attraverso l'Apsa straordinaria, i “risarcimenti” che la Chiesa ottenne grazie ai Patti Lateranensi stipulati con il regime fascista di Mussolini nel 1929. Nel gergo giornalistico viene chiamata la “cassaforte vaticana” e non di rado alcune sue funzioni vengono erroneamente attribuite al più famoso Ior, l’Istituto per le opere di religione. A costituirla, più di cinquant’anni fa, è stato Paolo VI con la costituzione apostolica Regimini Ecclesiae Universae del 15 agosto 1967. Il nome è in latino: Administratio Patrimonii Sedis Apostolicae, Amministrazione del Patrimonio della Sede Apostolica, sigla APSA. I suoi compiti e funzioni sono stabiliti da due articoli, il numero 172 e 173, della Costituzione apostolica Pastor Bonus del 28 giugno 1988. Compito dell’APSA è quello di amministrare i beni di proprietà della Santa Sede, e quelli ad essa affidati da altri enti della Santa Sede, destinati, come si legge sul sito ufficiale del Vaticano, «a fornire fondi necessari all'adempimento delle funzioni della Curia Romana». L’APSA è presieduta da un cardinale, assistito da un determinato numero di cardinali e coadiuvato da un Prelato Segretario.
Il 26 giugno 2018 papa Francesco ha chiamato a guidarla monsignor Nunzio Galantino, già segretario generale della Conferenza episcopale italiana e uomo di sua fiducia in un settore delicatissimo per la Chiesa che Francesco vuole povera e poco mondana. È stato lo stesso Bergoglio, in un’intervista alla Reuters del 20 giugno scorso, a dirlo chiaramente: «Un problema che mi preoccupa tanto è che non c'è chiarezza negli immobili. Ci sono tanti immobili pervenuti per donazione, o acquisto. Si deve andare avanti con una chiarezza. Questo dipende dall'Apsa».
Nel 2014 papa Francesco ha modificato alcuni poteri
D’altra parte, la gestione dell’immenso patrimonio del Vaticano preoccupò già Leone XIII il quale con chirografo del 9 agosto 1878 nominava il cardinale Nina, suo Segretario di Stato, Prefetto dei Sacri Palazzi e amministratore del Patrimonio rimasto alla Santa Sede dopo il 1870.
Con Motu Proprio dell'11 dicembre 1880 e 23 maggio 1883 nominava una commissione di cardinali per sovrintendere con voto consultivo all'Amministrazione dell'Obolo e del Patrimonio della Santa Sede. Con un altro Motu Proprio del 30 aprile 1891 lo stesso Leone XIII affidava alla stessa commissione la diretta amministrazione del Patrimonio della Santa Sede, con incarico di estendere le sue cure a tutti gli altri rami e affari economici ad essa attinenti, stabilendo che la stessa commissione continuasse ad amministrare liberamente il Patrimonio anche durante il periodo di Sede Vacante e rimanesse fornita della sopradette facoltà fino a che non fosse disposto diversamente.
Pio XI con Motu Proprio del 16 dicembre 1926 dispose la riunione degli Uffici amministrativi della Prefettura SS. PP. AA e della Sezione dei Dicasteri Ecclesiastici alla generale Amministrazione dei Beni della Santa Sede. Fino a quattro anni fa, l’APSA era strutturata in due sezioni, l'ordinaria e la straordinaria, con differenti funzioni: la Sezione straordinaria amministra i beni finanziari trasferiti dallo Stato italiano in base alla Convenzione dei Patti lateranensi dell’11 febbraio 1929, quelli affidati da altri enti della Santa Sede, nonché altri fondi acquisiti successivamente; è lo strumento di contatto della Santa Sede con le istituzioni finanziarie internazionali e con il sistema bancario; la Sezione ordinaria curava gli aspetti pratici di gestione, il bilancio, gli acquisti, le risorse umane, il CED e l'ufficio legale della Santa Sede, oltre a gestire i fondi necessari al funzionamento dei vari dicasteri della Curia Romana.
Nel luglio 2014 con un Motu Proprio, papa Francesco ha trasferito le funzioni della sezione ordinaria alla Segreteria per l’economia, affidata al cardinale australiano George Pell, costituita nel febbraio precedente, lasciando all'APSA le funzioni più squisitamente finanziarie, ossia: amministrare il patrimonio mobiliare ed immobiliare della Santa Sede e quello degli enti che ad essa hanno affidato i propri beni (come previsto dalla Pastor Bonus); acquistare beni e servizi dai fornitori esterni per se stessa, per i Dicasteri della Santa Sede e per le Istituzioni collegate, in conformità a procedure e appropriati controlli interni; pagare le relative fatture, acquisendone l’originale, e contabilizzarle nel bilancio di ciascun Dicastero, seguendo la metodologia indicata dalla Segreteria per l’Economia; svolgere il servizio di tesoreria, pagando gli stipendi al personale (mentre è compito della Segreteria per l’Economia elaborare gli stipendi); disporre del personale ausiliario per i servizi ai Dicasteri della Santa Sede e per la manutenzione degli immobili e avere la responsabilità della Peregrinatio ad Petri Sedem.
L’APSA è presieduta da un cardinale e ha come segretario un arcivescovo, che attualmente è monsignor Mauro Rivella. Dal 1968 a oggi si sono succeduti dodici presidenti, da Amleto Giovanni Cicognani ad Agostino Casaroli, che fu Segretario di Stato di Giovanni Paolo II dal 1979 al 1990, fino al cardinale Attilio Nicora e a Domenico Calcagno, che ha guidato il dicastero dal 2011 al 2018.